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Claves para trabajar mejor. La organización de una reunión eficiente.

10/07/2014

Claves para trabajar mejor. La organización de una reunión eficiente

Para garantizar la eficiencia de una reunión se debe atender adecuadamente a:

PLANIFICAR LA REUNIÓN

  • Realizar la reunión solamente cuando sea imprescindible
  • Marcar los objetivos y los resultados deseados
  • Establecer tiempos estimados de dedicación a cada punto
  • Definir las personas que deben asistir. No todo el mundo tiene que estar en las reuniones, solo aquellos que puedan solucionar o aportar algo al tema que se trata
  • Definir las herramientas y la metodología a utilizar

ORGANIZAR LA REUNIÓN

  • Establecer día y hora de la reunión. Según los expertos los días centrales de la semana son los mejores para fijar una reunión. La mejor hora es antes de comer y dentro de la jornada laboral.
  • Ubicar la reunión en un lugar cómodo y accesible para la mayoría de los asistentes y que cuente con las comodidades técnicas necesarias
  • Enviar invitación incluyendo la información anterior  a los participantes y solicitar confirmación asistencia a la reunión
  • Indicar el material necesario a aportar por cada participante y el tipo de soporte

DIRIGIR LA REUNIÓN

  • Definir al líder antes de cada encuentro.  Una persona que se encargue de que todos sean partícipes de la reunión y aporten ideas, un directivo que sepa cuantos puntos se van a tratar y se haga responsable de ir pasando de unos a otros, evitando, a la vez, conversaciones alternativas.
  • La puntualidad es un requisito indispensable para garantizar el cumplimiento del itinerario pautado para el desarrollo de la reunión
  • Realizar un resumen de cada tema tratado y de las decisiones tomadas
  • Nunca terminar una reunión sin realizar un resumen de las decisiones tomadas, estableciendo tiempos y definiendo las personas responsables de realizarlas
  • Manejar la reunión de forma positiva fomentando la participación. Estimular un ambiente de confianza y respeto.
  • Evitar que se generen bandos entre los asistentes o discursos que parezcan monólogos

SEGUIMIENTO DE LA REUNIÓN

Asegurar que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante)

La planificación adecuada de una reunión, el correcto desarrollo de la misma y el seguimiento son las claves que garantizan su eficiencia.



Claves para trabajar mejor. La organización de una reunión eficiente.